KPIs ดัชนีชี้วัดวัดความสำเร็จของงาน (ตอนที่ 2)

KPIs ไม่ยุ่งยาก อย่างที่คิด

---

🔑ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานหลัก (Key Performance Indicators – KPIs)

ตัวชี้วัด (KPIs) เป็นดัชนีหรือหน่วยวัดความสำเร็จของการปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้น  โดยเป็นหน่วยวัดที่แสดงผลสัมฤทธิ์ของงาน และสามารถแยกแยะความแตกต่างของผลการปฏิบัติงานได้ หากเปิดพจนานุกรมจะพบความหมายของแต่ละคำ ดังนี้ 

• Key หมายถึง สำคัญที่สุดในกลุ่ม
• Performance หมายถึง ทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้ดีแค่ไหน บรรลุ สำเร็จแค่ไหน
• Indicator หมายถึง ตัววัดหรือคุณค่าที่ให้แก่สิ่งใดสิ่งหนึ่ง

     ดังนั้น KPIs  จึงหมายถึง เครื่องมือที่ใช้วัดผลการดำเนินงานหรือประเมินผลการดำเนินงานในด้านต่างๆ ขององค์กร ซึ่งสามารถแสดงผลของการวัดหรือการประเมินในรูปข้อมูลเชิงประมาณเพื่อสะท้อนประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการปฏิบัติงานขององค์กรหรือหน่วยงานภายในองค์กร  อาจแปลง่าย ๆ ว่า “ตัววัดความสำเร็จที่สำคัญ เครื่องมือที่ใช้วัด และประเมินผลการดำเนินงานในด้านต่างๆ ที่สำคัญขององค์กร ซึ่งสามารถแสดงผลเป็นข้อมูลในรูปของตัวเลขเพื่อสะท้อนประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานขององค์กรหรือหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร”

📍  ขั้นตอนการสร้างตัวชี้วัด

1. คกำหนดวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ (What to measure?)
2. กำหนดปัจจัยสู่ความสำเร็จหรือปัจจัยวิกฤต (Key Success Factor or Critical Success Factor) ที่สัมพันธ์กับวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ เช่น ปัจจัยด้านคุณภาพ ปริมาณ ต้นทุน การส่งมอบ ความพึงพอใจ ความปลอดภัย และการเพิ่มผลผลิต
3. กำหนดตัวดัชนีชี้วัดที่สามารถบ่งชี้ความสำเร็จ/ประสิทธิภาพ/ประสิทธิผลจากการดำเนินการตามวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ (How to measure?) ซึ่งสามารถแสดงเป็นข้อมูลในเชิงปริมาณและกำหนดสูตรในการคำนวณรวมทั้งหน่วยของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว
4. กลั่นกรองดัชนีชี้วัดเพื่อหาดัชนีชี้วัดหลัก โดยจัดลำดับและกำหนดน้ำหนักความสำคัญของดัชนีชี้วัดแต่ละตัวกระจายดัชนีชี้วัดสู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
5. จัดทำ KPI Dictionary โดยระบุรายละเอียดที่สำคัญของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว เช่น ชื่อของดัชนีชี้วัดคำจำกัดความหรือนิยามของดัชนีชี้วัด สูตรในการคำนวณ หน่วยของดัชนีชี้วัด ผู้เก็บข้อมูล ความถี่ในการรายงานผล เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันของผู้ที่เกี่ยวข้องใรการนำดัชนีชี้วัดไปใช้ในการปฏิบัติงาน

📍  เกณฑ์การกำหนดตัวชี้วัดผลที่ดี
(1) มีความเฉพาะเจาะจง (Specific)  
(2) เป็นตัวชี้วัดที่สามารถนำไปวัดผลการปฏิบัติงานได้จริง (Measurable)
(3) สามารถปฏิบัติให้บรรลุผลสำเร็จได้ (Attainable)
(4) มีความสมจริง เหมาะสมกับองค์กร (Realistic)
(5) สามารถใช้วัดผลการปฏิบัติงานได้ภายในเวลาที่กำหนด (Time Bound / Timely)

📍 คุณสมบัติตัวชี้วัดที่ดี

1. มีความสัมพันธ์สอดคล้องกับองค์กร
• ความสัมพันธ์ระหว่างตัวชี้วัดกับเป้าประสงค์ขององค์กร โดยจะต้องสะท้อนเป้าประสงค์ขององค์กร
• ความสัมพันธ์ระหว่างตัวชี้วัดกับบุคลากรในองค์กร โดยบุคลากรจะต้องสามารถทำงานได้ถูกต้องกับผลที่ต้องการ
2. มีความชัดเจนง่ายต่อการเข้าใจ : โดยมีคำจำกัดความที่ชัดเจนและเหมาะสม
3. มีความสอดคล้องกันระหว่างองค์กร : จะมีประโยชน์ในกรณีที่ต้องมีการเปรียบเทียบระหว่างองค์กร (Benchmarking) 
4. สามารถตรวจสอบได้ : ทั้งการตรวจสอบตัวชี้วัด หรือข้อมูลที่นำมาใช้ในการอ้างอิง-ส่งมอบตัวชี้วัด
5. ไม่สร้างภาระกับองค์กร : ควรกำหนดตัวชี้วัดจากกระบวนการหรือข้อมูลที่มีอยู่แล้ว แต่หากจำเป็นต้องมีการจัดเก็บข้อมูลใหม่ ต้องคำนึงถึงความคุ้มค่าในการจัดเก็บข้อมูลของตัวชี้วัดนั้นๆ
6. สามารถควบคุมได้ : ควรขึ้นอยู่กับปัจจัยภายในที่องค์กรควบคุมได้ทั้งหมดหรือควบคุมได้เป็นส่วนใหญ่ มิเช่นนั้น จะส่งผลให้บุคลากรจะไม่มีแรงจูงใจ-ความพยายาม เพราะเห็นว่า ไม่สามารถควบคุมผลงานได้
7. ไม่กระทบต่อพฤติกรรมของบุคลากร : ไม่ก่อให้เกิดการหลบเลี่ยง-ผลักภาระให้ผู้อื่น
8. ก่อให้เกิดการพัฒนาภายในองค์กร : ช่วยสนับสนุนให้เกิดการเรียนรู้ในกระบวนการดำเนินงาน และความรู้ความสามารถในการทำงาน
9. ใช้ระยะเวลาที่เหมาะสม : สามารถเก็บข้อมูลได้ตามความถี่และภายในระยะเวลาที่กำหนด

📍 เกณฑ์การทดสอบคุณภาพของดัชนีชี้วัด

1. ความพร้อมของข้อมูล ประเมินว่าดัชนีชี้วัดแต่ละตัวมีข้อมูลเพียงพอหรือไม่
2. ความถูกต้องของข้อมูล ประเมินว่าข้อมูลที่มีอยู่ของดัชนีชี้วัดแต่ละตัวเป็นข้อมูลที่ทันสมัยและเป็นข้อมูลในปัจจุบันหรือไม่
3. ต้นทุนในการจัดหาหรือจัดเก็บข้อมูล ประเมินว่าการหาหรือเก็บข้อมูลสำหรับดัชนีชี้วัดแต่ละตัวใช้ต้นทุนมากน้อยเพียงใด และคุ้มค่าหรือไม่
4. ความชัดเจนของดัชนีชี้วัด ประเมินว่าดัชนีชี้วัดแต่ละตัวมีความชัดเจนและทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกันหรือไม่
5. ดัชนีชี้วัดแต่ละตัวสะท้อนให้เห็นผลการดำเนินงานที่แท้จริงหรือไม่ หรือแสดงให้เห็นสิงที่ต้องการจะวัดจริงหรือไม่
6. สามารถนำดัชนีชี้วัดไปใช้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับองค์กรหรือหน่วยงานอื่นหรือผลการดำเนินงานในอดีตได้หรือไม่
7. ดัชนีชี้วัดแต่ละตัวสัมพันธ์กับดัชนีชี้วัดอื่นในเชิงเหตุและผลหรือไม่

---------------------------------------------------------------------------------------->>