“ทำไมระบบ COMPETENCY จึงไม่ประสบความสำเร็จในหลายองค์กร”
ในรอบทศวรรษที่ผ่านมา เรื่องของระบบ Competency นั้นเป็นประเด็นที่ได้รับความสนใจอย่างมากในแวดวง HR แต่อย่างไรก็ตามครับ หลายๆเสียงที่ผมเคยสอบถามมานั้น เมื่อพูดถึง ระบบCompetency ส่วนมากพูดเป็นเสียงเดียวกันว่าเป็นระบบที่สร้างขึ้นมาไม่ยากนัก แต่ผลักดันให้สามารถนำไปใช้จริงในองค์กรได้ค่อนข้างยากทีเดียว
Competency นั้น มีนักวิชาการด้าน HR หลายคนให้ความหมายมันเอาไว้ว่าเป็นเรื่องของสมรรถนะบ้าง เรื่องของคุณลักษณะความสามารถบ้าง แต่อย่างไรก็ตาม สรุปความหมายหลักของมันก็คือ เป็นชุดพฤติกรรม ทักษะ คุณสมบัติต่างๆ ของพนักงาน ซึ่งส่งผลต่อระดับผลงานของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็น Core, Functional หรือ Managerial Competency ทุกประเภทหากมีการวางแนวทางการพัฒนาให้กับพนักงานอย่างเหมาะสมแล้ว ย่อมทำให้พนักงานมีความสามารถในการสร้างผลงานให้กับองค์กรได้ในระยะยาว ดังนั้น Competency นั้นจึงมีประโยชน์อย่างมากในงานบริหารงานบุคคล อย่างไรก็ตาม ในหลายองค์กรที่มีความพยายามนำระบบ Competency มาใช้ในองค์กรแต่ไม่ประสบความสำเร็จถึงแม้ว่าจะลงทุนไปเยอะนั้น น่าจะพอวิเคราะห์สาเหตุได้ดังนี้ครับ
1.ผู้บริหารและหัวหน้างานมองว่าเป็นภาระ
หลายๆองค์กรนั้นเมื่อมีการทำชุดพฤติกรรม หรือชุดทักษะความรู้ต่างๆ ให้กับพนักงานก็ต้องมีการประเมินว่าพนักงานมีพฤติกรรมอยู่ในระดับไหน ซึ่งวัตถุประสงค์ของการประเมินคือ เพื่อวางแนวทางในการพัฒนาหรือจัดทำแผนการฝึกอบรม ดังนั้นผู้ที่มีหน้าที่ในการประเมินก็หนีไม่พ้นหัวหน้างาน ซึ่งหลายๆที่งานประเมินเหล่านี้ ถูกมองว่าเป็นภาระเป็นงานเพิ่มเติมจากงานประจำ แนวทางแก้ไข คือการที่ HR ต้องให้ความรู้แก่หัวหน้างานถึงความสำคัญของสร้างระบบ Competency ขึ้นมาในองค์กร และเมื่อนำระบบมาใช้ปีแรกๆ HR จะต้องทำงานร่วมกับหัวหน้างานอย่างใกล้ชิดครับ
2.ขาดแผนการImplement ที่เหมาะสม
ระบบ Competency ก็เหมือนกับระบบงาน HR อย่างอื่นครับ ที่ต้องมีการวางแผนถึงขั้นตอนการนำมาใช้ การนำมาใช้ในปีแรกๆนั้น ควรจะเป็นการทดลองใช้ ทดลองประเมินในกลุ่มผู้บริหารก่อน เพื่อให้ผู้บริหารคุ้นเคยในแนวทางที่ใช้ในการประเมินแต่ละตัวพฤติกรรม นอกจากนี้ HR ควรเช็คฟีดแบคจากผู้บริหารครับว่า แนวทางหรือเกณฑ์ในการประเมินนั้นใช้ง่ายหรือยากเพียงใด เพื่อนำมาปรับแก้ไข จากนั้น เมื่อทีมผู้บริหารมีความเข้าใจดีแล้ว ในปีถัดๆไปก็สามารถลงมาใช้ประเมินกลุ่มพนักงานระดับที่อยู่ล่างลงไปจนทั่วทั้งองค์กรได้ครับ
นอกจากนี้ในปีแรกๆในการนำ Competency มาใช้ควรจะต้องทดลองใช้บางตัวก่อนเพื่อสร้างความคุ้นเคยในการประเมินโดยเฉพาะ ตัว Core Competency ส่วน Functional Competency นั้น อาจจะทำไว้เป็นแนวทางให้ทางหัวหน้างานใช้พัฒนากันเองในหน่วยงาน ซึ่ง Core นั้นเหมือนเป็นหัวใจสำคัญ เป็นชุด Soft skill ต่างๆที่จำเป็นในการที่พนักงานจะทำงานให้องค์กรประสบความสำเร็จในระยะยาว
3.ชุดพฤติกรรมที่นำมาใช้มีมากจนเกินไป
หลายๆบริษัทครับ มีการกำหนด Core Competency จากชุดค่านิยมขององค์กร Core Value ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างวัฒนธรรมในองค์กร Core Value อาจะมีหลายตัว แต่ไม่ใช่ว่าทุกตัวนั้นจะสามารถใช้เป็น Core Competency ได้หมด ผู้บริหารจำเป็นต้องเลือกตัวที่สำคัญๆ ซึ่งถ้าพนักงานมีพฤติกรรมดังนี้แล้ว จะทำให้บริษัทบรรลุเป้าหมายและวิสัยทัศน์ในอนาคตได้ ผมมองว่าอย่างเก่งไม่ควรจะเกิน 4 ตัวครับ แค่ตัวใดตัวหนึ่งก็ใช้ค่อนข้างยากแล้ว
4.ไม่ได้มีการเขียนความหมายของแต่ละระดับ Competency ให้เห็นเป็นตัวอย่างพฤติกรรมที่ชัดเจน
การเขียนเกณฑ์การประเมินหรือความหมายของ Competency ในแต่ละระดับนั้น ควรจะเขียนให้เป็นลักษณะของตัวอย่างพฤติกรรมที่เราสามารถอ่านแล้วเห็นภาพพฤติกรรมได้ไม่ยาก นอกจากนี้ไม่ควรจะเขียนให้เป็นภาษาที่สูงหรือเทพจนเกินไป เพราะอาจจะทำให้ผู้ประเมินต้องอ่านแล้วตีความไปมา หรือแต่ละคนตีความไม่เหมือนกัน ส่งผลต่อการประเมินที่ผลออกมาอาจขาดความน่าเชื่อถือ
5.ขาดการสังเกตและจดบันทึกพฤติกรรมของพนักงาน
พฤติกรรมไม่เหมือนKPI ที่เราสามารถกำหนดตัวชี้วัดได้อย่างชัดเจน แต่ต้องอาศัยการสังเกตจดบันทึกพฤติกรรมต่างๆที่พนักงานลูกน้องแสดงออกในชีวิตการทำงานแต่ละวันสำหรับพฤติกรรมที่แสดงออกมาโดดเด่น หรือสิ่งที่ควรปรับปรุงซึ่งต้องได้รับการบันทึกเก็บไว้ เพื่อใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการประเมิน Competency ของพนักงานครับ
ห้าข้อที่กล่าวมาแล้วนี้ ถือว่ามีความสำคัญและเป็นปัญหาที่อาจจะส่งผลให้การนำระบบ Competency มาใช้ในองค์กรแล้วไม่ประสบความสำเร็จครับ ดังนั้นหากท่านรู้สึกว่าระบบที่นำมาใช้น่าจะมีอุปสรรค ลองวิเคราะห์ดูครับว่ามีปัญหาที่ว่าไหม แล้วค่อยๆหาทางแก้กันไป และที่สำคัญอาจจะต้องอาศัยความร่วมมือและความเข้าใจจากทางผู้บริหารสายงานด้วย
