“วางระบบบริหารงานบุคคลสำหรับธุรกิจ SMES กันอย่างไรดี”
ปัจจุบันนี้พบว่าคนเรานั้นอยากเป็นนายของตัวเองกันมากขึ้น ไม่ต้องอื่นไกล เพื่อนของผมส่วนมากหลายคนมีกิจการส่วนตัวกันแล้ว หนังสือมากมายที่วางแผงอยู่ตามร้านก็เป็นหนังสือที่ให้แนวคิดการทำธุรกิจอยู่หลายเล่มเพื่อสนองความต้องการของคนยุคนนี้ คำถามที่ตามมาคืออะไรคือปัจจัยความอยู่รอดของกิจการที่เริ่มตั้งตัวหรือกลายเป็นธุรกิจ SMEs หลายคนบอกว่าตลาด ลูกค้า ระบบจัดการภายใน อาจมีไม่กี่คนที่บอกว่าเรื่องคนหรือพนักงาน คำตอบเหล่านี้จัดว่าถุกทุกข้อ แต่เรื่องคนนั้นก็สำคัญเช่นกัน หลายแห่งประสบปัญหาเมื่อดำเนินงานไปซักพักก็เพราะขาดคนทำงาน พนักงานลาออกบ่อย จนส่งผลกระทบต่อธุรกิจ กิจการเหล่านี้หลายแห่งดำเนินงานโดยเจ้าของเอง หากใช้พนักงานก็ใช้ไม่มาก ใช้เท่าที่จำเป็น โครงสร้างก็องค์กรไม่ได้ซับซ้อน ระบบการบริหารงานบุคคลอาจไม่จำเป็นต้องเต็มรูปแบบเหมือนบริษัทที่ตั้งขึ้นมาซักพัก แต่ก็มีบางอย่างที่ต้องวางระบบให้ดีเพื่อดูแลพนักงานนอกเหนือจากสิ่งต่างๆที่กฎหมายด้านแรงงานกำหนดและสามารถบริหารความเสี่ยงจากต้นทุนค่าแรงขั้นต่ำที่สูงขึ้นหรือมีแนวโน้มจะลอยตัวได้ครับ
ค่าจ้างเงินเดือน
ค่าจ้างเป็นต้นทุนที่สำคัญ แต่การบริหารอย่างเป็นระบบทำให้การจ่ายมีความสมเหตุสมผลและสร้างสำเร็จที่ดีต่อกิจการ
- การกำหนดระดับค่าจ้างเงินเดือน
กิจการที่มีบุคลากรไม่ถึง 10 คนหรือตำแหน่งงานแค่ 3-4 ตำแหน่ง อาจไม่จำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดระดับงานหลายๆระดับเหมือนบริษัทที่โตแล้ว เนื่องจากโครงสร้างองค์กรไม่ได้ซับซ้อน เพียงแต่เราสามารถบริหารการจ่ายให้มีความแฟร์ได้ โดยนำหลักค่างานมาประยุกต์ใช้ เราลองเปรียบเทียบความยากในเนื้องานในแง่ของทักษะ ความสำคัญของการเป็นอยู่ของธุรกิจเพื่อกำหนดระดับค่าตอบแทนให้เหมาะสมกับลักษณะงานของพนักงาน
ยกตัวอย่าง หากท่านผู้อ่านเปิดร้านกาแฟ ในร้านมีตำแหน่งงานอย่างบาริสต้า พนักงานหน้าร้าน (แคชเชียร์ เสิรฟ) คนล้างถ้วย หากท่านเปรียบเทียบตามแนวทางที่ว่ามาก็คงพอจะทราบว่าแต่ละตำแหน่งควรได้รับค่าตอบแทนต่างกันมากน้อยแค่ไหน
- การตัวเลขการจ่าย
ส่วนว่าจะจ่ายเท่าไรดีหรือจ่ายอะไรบ้างนั้น คงไม่ต้องถึงขั้นไปดูผลการสำรวจค่าจ้าง เราสามารถหาข้อมูลจากการประกาศรับสมัครงานต่างๆ หากเราอยากแข่งกับร้านใหญ่ๆ อาจลองทำทีโทรไปสอบถามข้อมูล หรือลองสอบถามจากผู้ที่มาสมัครงานก็ได้ครับ ที่สำคัญควรจะจ้างสูงกว่าค่าแรงขั้นต่ำไว้ก่อนในส่วนของเงินเดือนประจำ
งานบางงานที่ต้องใช้ทักษะวิชาชีพเฉพาะและเป็นที่ต้องการตัวมากอย่าง บาริสต้า หรือเชฟ อาจจะต้องพิจารณาความสามารถส่วนบุคคลด้วย โดยการให้พิเศษตามระดับทักษะที่เขามี บางคนนั้นความสามารถจัดว่าเป็นที่ต้องการในตลาดเลยทีเดียว
- การจ่ายเพื่อสร้างกำลังใจและกระตุ้นผลงาน
นอกจากนี้ เรื่องของ Incentive ที่ให้ตามผลประกอบการของกิจการ น่าจะลองออกแบบเอาไว้บ้าง เพื่อกระตุ้นการช่วยกันทำงานซึ่งมีความสำคัญต่อกิจการ Started Up เช่น โบนัส ซึ่งไม่จำเป็นต้องรอปลายปี แบ่งให้เป็นรายไตรมาสก็สามารถทำได้ เป็นการช่วยเรื่องสภาพคล่องของพนักงานได้เช่นกัน หรือ เดือนใดที่ยอดขายเกินกว่าเป้าที่ตั้งไว้ การมีส่วนแบ่งให้พนักงานก็เป็นเรื่องที่น่าทำเพื่อเป็นการตอบแทนความสำเร็จในการมีส่วนร่วมของพนักงาน
ประเด็นที่กล่าวมานี้เป็นเรื่องของการทำให้ต้นทุนค่าจ้างมีความสมเหตุสมผล หากทำได้ตามนี้ ผมว่าก็น่าจะลดการลาออกของพนักงานเนื่องจากเงินเดือนได้ระดับหนึ่งรวมทั้งสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงานได้ครับ
การประเมินผลการทำงาน
เรื่องของการประเมินผลงานนั้น เป็นพื้นฐานในการขึ้นเงินเดือนเพื่อตอบแทนความทุ่มเทของพนักงาน ผมมองว่าหลายแห่งมีความเข้าใจในเรื่องนี้ แต่มีปัญหาในการที่จะระบุว่าใครทำงานดีหรือไม่ดีให้มีความชัดเจน เมื่อกิจการเริ่มมีพนักงานมากขึ้น หรือพนักงานไม่ได้อยู่ประจำที่บริษัททำให้ไม่สามารถติดตามการทำงานได้อย่างใกล้ชิด ดังนั้นการออกแบบการวัดผลนั้นสามารถทำได้ง่ายๆดังนี้ครับ
- วิเคราะห์ว่าอะไรคือสิ่งที่ส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กรอย่างยั่งยืน
อะไรคือสิ่งที่นำรายได้มาสู่ร้านอาหารของเรา? ลูกค้าบอกปากต่อปาก? ลูกค้าประจำ? ความพึงพอใจของลูกค้าใช่หรือไม่ อะไรคือสิ่งที่ทำให้ลูกค้าพอใจ? ความรวดเร็วในการบริการ? รสชาติอาหาร?
สิ่งที่เราวิเคราะห์ออกมานั้น สามารถสร้างเป็นตัวชี้วัดผลงาน (KPI) หรือเกณฑ์พิจารณาด้านพฤติกรรมของพนักงานได้ เช่น จำนวนลูกค้าประจำที่มากินเดือนละ 4 ครั้งขึ้นไป อาจตั้งเป็นเป้าหลักของร้านอีกตัวหนึ่งนอกจาการเรื่องรายได้เพื่อใช้ประเมินความสำเร็จของกิจการ เจ้าของร้านสามารถสังเกตและนับจำนวน
- วิเคราะห์ว่าอะไรคือสิ่งที่พนักงานจะช่วยให้กิจการสำเร็จในเป้าหมายที่ตั้ง
ส่วนระดับพนักงาน หากต้องการประเมินเพื่อการให้รางวัลผลตอบแทนแตกต่างตามความสามารถรายบุคคล หรือเพื่อที่จะพัฒนาความสามารถของลูกน้องแต่ละคนนั้น สามารถสังเกตในมุมของพฤติกรรม หรือ ใช้ตัววัดผลงานในบางตำแหน่งที่สามารถวัดได้สะดวก
สำหรับกิจการที่เพิ่งเริ่มต้นคนไม่เยอะนั้น หรือลักษณะงานไม่ซับซ้อนที่ทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานเดียวของกิจการและเพื่อสร้างเป้าหมายรวมเป้าเดียวแบบร้านอาหาร ความร่วมมือร่วมใจกันเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการสังเกตและประเมินพฤติกรรมของพนักงานน่าจะเหมาะสมกว่าเอาตัววัดไปวัดเป็นรายบุคคล แต่ต้องเป็นพฤติกรรมที่ต้องส่งผลต่อเป้าหมายหลักของกิจการ เช่น หากตั้งเป้าภาพรวมของร้านในแง่ของการกลับมาของลูกค้าประจำ พฤติกรรมที่สำคัญของพนักงานเสริฟก็คงต้องไปโฟกัสที่ความรวดเร็วในการบริการ การพูดจา นอกเหนือจากเรื่องของการขาดลามาสาย หรือหากบอกว่าประเมินแค่เรื่องความขยันก็คงจะกว้างเกินไป
อย่างไรก็ตาม บางตำแหน่งก็สามารถทำได้ โดยเฉพาะบางตำแหน่งที่งานของพนักงานอาจจะส่งผลกับลูกค้าหรือส่งผลกระทบต่อธุรกิจโดยตรง บางกิจการมีคนงานส่งของ คนงานติดตั้งสินค้าที่บ้านลูกค้า การวัดพฤติกรรมคงทำค่อนข้างยากเนื่องจากไม่อยู่ในสายตา เจ้าของอาจจะลองส่งแบบสอบถามให้ลูกค้าประเมินความพึงพอใจในการให้บริการโดยให้คะแนนเป็นตัวเลขตามหัวข้อความพอใจในด้านต่างๆ ก็สามารถทำให้เป็นตัววัดผลงานหรือ KPI ได้
จะใช้พฤติกรรมหรือผลงานสำหรับแต่ละคนสามารถทำได้ทั้งนั้น แต่ที่สำคัญควรต้องส่งผลต่อเป้าหมายหลักของกิจการครับ ที่สำคัญการประเมินผลการทำงานนอกจากจะทำให้การตอบแทนพนักงานสมเหตุสมผลมากขึ้น ยังเป็นพื้นฐานของการวางแนวทางพัฒนาตัวพนักงานในอนาคตให้ตอบโจทย์กิจการครับ
เรื่องของการบริหารค่าจ้างเงินเดือนกับเรื่องการประเมินผลงานนั้น เป็นพื้นฐานการบริหารบุคคลสำหรับกิจการ SMEs ที่ยังไม่มีโครงสร้างที่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม ความสำเร็จในการดูแลพนักงานนั้น ที่สำคัญผมว่าคือความใส่ใจของเจ้าของที่ควรดูแลพนักงานเหมือนคนในครอบครัว ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการบริหารกิจการของเถ้าแก่ยุคก่อนๆหลายกิจการครับ
