“HR และคณะกรรมการสวัสดิการฯจะทำงานร่วมกันอย่างไรเพื่อพัฒนาบริษัท"
ผู้ที่ทำงาน HR คงทราบกันดีครับว่า บทบาทของท่านนั้นนอกจากเป็นตัวแทนของผู้บริหารแล้ว ยังเปรียบเสมือนปากและเสียงของพนักงานในการที่จะสะท้อนความต้องการของพวกเขาเหล่านั้นให้กับผู้บริหารว่าพวกเขาอยู่ดีมีสุขแค่ไหน หรืออยากให้บริษัทช่วยเหลือเรื่องอะไร HR หลายๆองค์กรทำหน้าที่สองด้านนี้ได้เต็มที่บ้าง ไม่เต็มที่บ้าง
ดังนั้น กฎหมาย อย่างพรบ.คุ้มครองแรงงาน นั้นจึงได้มีบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องกับการให้ตั้งคณะกรรมการสวัสดิการในสถานประกอบการขึ้นมา ซึ่งเป็นตัวแทนของลูกจ้าง เพื่อให้แน่ใจว่า มีกลไกในการที่จะให้บริษัทนั้นเอาใจใส่ต่อความเป็นอยู่ของพนักงาน อย่างไรก็ตามการมีคณะกรรมการสวัสดิการนั้น องค์กรหลายแห่งพยายามให้ความสำคัญต่อคณะกรรมการกลุ่มนี้น้อยที่สุดเนื่องจากเกรงว่าจะเข้ามายุ่งกับเรื่องการจัดสวัสดิการในองค์กรมากเกินความจำเป็น หรือไม่รู้จะประชุมอะไรเนื่องจากบริษัทจัดสวัสดิการให้กับพนักงานดีอยู่แล้ว หลายๆองค์กร ไม่เคยนัดประชุมคณะกรรมการกลุ่มนี้เลย ทั้งๆที่ตามกฎหมายระบุว่าให้ต้องมีการประชุม อย่างไรก็ดี การมีคณะกรรมการสวัสดิการนั้น ผมว่าบริษัทไม่ควรจะมองว่าเป็นภาระของบริษัท แต่บริษัทสามารถใช้คณะกรรมการกลุ่มนี้ในการช่วยพัฒนาองค์กรได้ หากเรามีวิธีการบริหารจัดการที่เหมาะสมดังนี้ครับ
ดังนั้น กฎหมาย อย่างพรบ.คุ้มครองแรงงาน นั้นจึงได้มีบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องกับการให้ตั้งคณะกรรมการสวัสดิการในสถานประกอบการขึ้นมา ซึ่งเป็นตัวแทนของลูกจ้าง เพื่อให้แน่ใจว่า มีกลไกในการที่จะให้บริษัทนั้นเอาใจใส่ต่อความเป็นอยู่ของพนักงาน อย่างไรก็ตามการมีคณะกรรมการสวัสดิการนั้น องค์กรหลายแห่งพยายามให้ความสำคัญต่อคณะกรรมการกลุ่มนี้น้อยที่สุดเนื่องจากเกรงว่าจะเข้ามายุ่งกับเรื่องการจัดสวัสดิการในองค์กรมากเกินความจำเป็น หรือไม่รู้จะประชุมอะไรเนื่องจากบริษัทจัดสวัสดิการให้กับพนักงานดีอยู่แล้ว หลายๆองค์กร ไม่เคยนัดประชุมคณะกรรมการกลุ่มนี้เลย ทั้งๆที่ตามกฎหมายระบุว่าให้ต้องมีการประชุม อย่างไรก็ดี การมีคณะกรรมการสวัสดิการนั้น ผมว่าบริษัทไม่ควรจะมองว่าเป็นภาระของบริษัท แต่บริษัทสามารถใช้คณะกรรมการกลุ่มนี้ในการช่วยพัฒนาองค์กรได้ หากเรามีวิธีการบริหารจัดการที่เหมาะสมดังนี้ครับ
1.ให้ความสำคัญกับเรื่องของขั้นตอนการเลือกตั้ง
คณะกรรมการสวัสดิการนั้น เข้ามาทำงาน โดยการเลือกตั้งกันเองในหมู่พนักงาน โดยเจตนารมณ์ของกฎหมายนั้น พนักงานกลุ่มนี้ควรจะเป็นพนักงานระดับปฏิบัติการซึ่งเป็นตัวแทนของพนักงานส่วนใหญ่ในองค์กร ไม่ใช่กลุ่มหัวหน้างานหรือผู้บริหาร และต้องมาดูแลในเรื่องของความเป็นอยู่ขั้นพื้นฐานของพนักงาน
โดยการประชาสัมพันธ์การรับสมัครนั้น HR ต้องแจ้งให้ทราบถึงบทบาทของคณะกรรมการชุดนี้ให้ชัดเจน เพื่อให้พนักงานและผู้สนใจลงสมัครเข้าใจบทบาทของคณะกรรมการชุดนี้ได้อย่างถูกต้องว่า จะร่วมเป็นส่วนหนึ่งกับบริษัทในการดูแลความเป็นอยู่พื้นฐานของเพื่อนพนักงาน (ป้องกันพนักงานคิดว่าคณะกรรมการเป็นช่องทางในการที่จะร้องขอไปซะทุกเรื่อง)
ในขั้นตอนการรับสมัครนั้น บริษัทสามารถดูแลได้ดังนี้ครับ นั่นคือ ในกรณีที่ไม่มีผู้สนใจลงสมัคร (ซึ่งเป็นธรรมดาของหลายๆองค์กร) HR อาจจะหารือร่วมกับLine Manager แต่ละสายงาน ในการที่จะขอให้ส่งพนักงานในสังกัดที่มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร รักองค์กร มีความสามารถในการสื่อสารกับพนักงาน ลงรับสมัครรับการเลือกตั้ง หากคณะกรรมการฯประกอบด้วยพนักงานกลุ่มนี้ ก็จะมีความเข้าใจบริษัทเป็นอย่างดี สามารถทำงานร่วมกับ HR ได้ หรือ หากมีพนักงานเลือกที่จะลงสมัครเอง และเป็นพนักงานที่ค่อนข้าง Active ชอบเป็นปากเป็นเสียงให้กับพนักงาน ก็คงไม่สามารถไปห้ามปรามได้ ซึ่งต้องหาวิธีในการดูแลให้เหมาะสม หากได้รับการเลือกเข้ามา
2.อธิบายถึงบทบาทและความคาดหวังของบริษัทต่อคณะกรรมการสวัสดิการให้ชัดเจน
เมื่อได้รับการเลือกตั้งเข้ามาแล้ว ในการประชุมครั้งแรก HR และผู้บริหารควรจะต้องเข้าพูดคุย เพื่อให้คณะกรรมการเข้าใจบทบาทของตัวเอง รวมทั้งหลักการจัดสวัสดิการของบริษัทให้ชัดเจนครับ เพื่อให้คณะกรรมการชุดนี้มีความเข้าใจว่า บริษัทก็มีหลักการในการดูแลความเป็นอยู่ของพนักงานให้เป็นไปตามความเหมาะสมบรรเทาความเดือดร้อนที่อาจส่งผลต่อการทำงานของพนักงาน และเอื้อประโยชน์ให้กับพนักงานทุกคนไม่ใช่กลุ่มใดกลุ่มหนึ่งโดยไม่ต้องรอให้พนักงานเรียกร้อง แต่ก็ขอให้คณะกรรมการร่วมเป็นส่วนหนึ่งกับผู้บริหารในการดูแลความเป็นอยู่ขั้นพื้นฐานของพนักงาน
จริงอยู่ที่กฎหมายไม่ได้ระบุชัดถึงขอบเขตเรื่องที่คณะกรรมการเสนอได้หรือไม่ได้ แต่เจตนาของกฎหมายน่าจะให้เป็นเรื่องของการเข้ามาดูแลสวัสดิการขั้นพื้นฐานที่พนักงานต้องได้รับการดูแล อย่างไรก็ตามบริษัทก็ควรจะต้องทำความเข้าใจการทำงานของคณะกรรมการให้ชัดเจน รวมทั้งแนวทางการพิจารณาสวัสดิการของบริษัทตามที่ได้กล่าวมา
บางแห่งอาจจะให้คณะกรรมการกลุ่มนี้นำเสนอเรื่องการปรับปรุงสภาพความเป็นอยู่ขั้นพื้นฐานในโรงงานหรือตามกฎหมายได้ เช่น ห้องน้ำ น้ำดื่ม โรงอาหาร หรือช่วยในการจัดกิจกรรมพนักงานสัมพันธ์ต่างๆ แต่เรื่องที่สูงขึ้นกว่านั้น เช่น ค่ารักษาพยาบาล กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ คณะกรรมการอาจให้ความเห็นหารือร่วมกับHR ในเบื้องต้นได้ แต่การนำเสนอขึ้นไปก็เป็นสิทธ์ของHR ในการพิจารณา และการตัดสินใจนั้นก็ต้องสื่อให้ชัดว่าเป็นเรื่องของผู้บริหารในการเห็นชอบ
3.ให้คณะกรรมการสวัสดิการร่วมเป็นคณะทำงานในกิจกรรมต่างๆของบริษัท
หลายๆองค์กรนิยม ให้คณะกรรมการสวัสดิการมาร่วมเป็นคณะทำงานกิจกรรมพนักงานต่างๆเช่น งานกีฬา งานปีใหม่ กิจกรรมท่องเที่ยวประจำปี ทั้งนี้เพื่อเป็นการดึงคณะกรรมการเหล่านี้ให้รู้สึกเป็นอันนึงอันเดียวกับบริษัท พร้อมทั้งยังช่วยเป็นปากเป็นเสียงให้กับบริษัทในการสื่อสารประชาสัมพันธ์กิจกรรมให้พนักงานทราบ รวมทั้งช่วยดึงให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในกิจกรรมของบริษัทมากขึ้น
4.ประชุมร่วมกับผู้บริหารระดับสูงทุกครั้ง
ผู้บริหารระดับสูงในที่นี้อาจจะเป็นกรรมการผู้จัดการ/ผู้บริหารสูงสุดขององค์กร หรืออย่างน้อยเป็นผู้บริหารที่ทราบนโยบายด้าน HR เป็นอย่างดี ดังนั้นหลายๆแห่ง หากไม่เป็นกรรมการผู้จัดการ ก็นิยมให้ผู้บริหารระดับสูง เช่น รองกรรมการผู้จัดการ ผู้อำนวยการสายงาน ที่ดูแลงานฝ่ายHR อีกทอดหนึ่ง เป็นประธานในการประชุม ซึ่งท่านเหล่านี้สามารถที่จะฟันธงได้ทันทีว่าเรื่องไหนสามารถทำได้หรือทำไม่ได้ ทั้งนี้เพื่อให้ข้อมูลข่าวสารจากทางผู้บริหารระดับสูงส่งถึงคณะกรรมการฯและพนักงานอย่างชัดเจนไม่ถูกบิดเบือน พร้อมทั้งเป็นการแสดงออกถึงการให้ความสำคัญต่อความเป็นอยู่พนักงานของผู้บริหารระดับสูงครับ
อย่างไรก็ตาม HR อาจมีการหารือกับคณะกรรมการนอกรอบ เพื่อที่จะให้ความเห็นหรือกรองเรื่องในการเข้าสู่การประชุมกับผู้บริหารได้ เพื่อให้การประชุมมีความกระชับไม่เสียเวลาของทั้งผู้บริหารและคณะกรรมการ
การทำงานร่วมกับคณะกรรมการสวัสดิการของทางบริษัทนั้น หากวางแนวทางในการทำงานที่ชัดเจนตั้งแต่แรก นั่นคือขั้นตอนการเลือกตั้งมาจนถึงแนวทางการประชุม และการช่วยบริษัทจัดกิจกรรมต่างๆดังที่ได้กล่าวมา ก็จะช่วยให้คณะกรรมการสวัสดิการมีความเข้าใจต่อองค์กร และช่วย HR ในการร่วมดูแลและพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้น ที่สำคัญ HR และผู้บริหารเองต้องเข้าใจเรื่องหลักการจัดสวัสดิการต่างๆ รวมทั้งต้องมีความสามารถในการสื่อสารกับพนักงานด้วยครับ เพื่อที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพสร้างความเข้าใจกับพนักงานได้
